Public relations
Public relations
De commissie Public relations zorgt voor de promotie van de vereniging in het algemeen en is verantwoordelijk voor de communicatie binnen en buiten de vereniging. Hiermee wordt bedoeld de communicatie van de vereniging naar de leden en vrijwilligers, en van de vereniging naar derden, zoals media en (aspirant)deelnemers van onze wedstrijden. In dit kader houdt zij zich ook bezig met het maken van nieuwsbrieven, certificaten, posters en flyers voor wedstrijden en activiteiten, het inlichten van de pers, schrijven van artikelen, enz.
Voor vragen kun je altijd terecht bij Public relations,
Website
De website van Climax wordt onderhouden door de Websitecommissie (webcie), een onderdeel van Public relations. Zij zorgt voor de inhoud, vormgeving en techniek van de website en voor nieuws- en informatieoverdracht naar leden en andere belangstellenden. Ook leden van verschillende commissies hebben auteursrechten en zijn 'verantwoordelijk' voor specifieke onderdelen op de website.
Voor vragen kun je altijd terecht bij de Websitecommissie,
Informatie die alleen voor leden en vrijwilligers is bestemd, vind je in MijnClimax. Hiervoor moet je eerst inloggen bij 'Lidmaatschap'. Deze optie is momenteel nog niet actief. De webcie zal je t.z.t. hierover via een e-mail informeren.
De website van Climax is niet bedoeld om klachten, discussies of onenigheden met anderen te delen. Doe dat rechtstreeks met de directbetrokkenen.
Heb je suggesties of vragen over de website, dan kun je, afhankelijk van de aard, terecht bij de webmaster of een van de redacteuren.
Kopij voor website of nieuwsbrieven
Wil je een berichtje of een wedstrijdverslag op de website plaatsen, ook hiervoor kun je terecht bij de commissie Public relations. Ook is het mogelijk om kopij door te geven aan de coördinator van de betreffende leeftijdscategorie.
Gebruik onderstaande tips, zodat het voor Public relations gemakkelijker wordt om de kopij goed te verwerken en de website overzichtelijk te houden.
TIP: Maak je bericht of verslag als Word-bestand. Houd je informatie zo kort mogelijk. Korte teksten worden beter gelezen dan langere. Geef je tekst een korte kop/titel, waaruit direct blijkt waar het over gaat. Leuke foto’s maken een verhaal levendig. Kopij met foto’s zal daarom eerder geplaatst worden, dan kopij zonder foto’s. Vermeld (boven of onder je tekst) een datum en de naam van de opsteller. Verstuur het Word-bestand en de foto’s als losse bijlage bij een e-mail (niet alleen foto’s in het Word-bestand plakken).
Voor vragen kun je altijd terecht bij Public relations,
Prestaties die in de kopij worden vermeld, worden niet automatisch in de ranglijsten en records verwerkt. Voor opname van de prestaties in de ranglijsten van Climax stuur je een e-mail naar de coördinator Statistiek.
Weigering kopij
De redactie heeft altijd het recht om tekst- of fotomateriaal te weigeren als:
- het niet past binnen de doelstelling van de website,
- er bij de kopij geen of onbruikbare foto’s zijn meegeleverd,
- het aangeleverde materiaal te groot of onhandelbaar is.
Steeds meer en vooral actuele informatie verloopt via e-mail. Voor leden is het dus van belang dat de ledenadministratie een correct e-mail adres heeft, zodat je het bericht ook altijd kunt ontvangen. Geef wijzigingen daarom bijtijds door aan de ledenadministratie. Je gegevens kan je ook zelf aanpassen door in te loggen bij 'Lidmaatschap' > 'Inloggen ledenadministratie'.
Sociale media, zoals Twitter, Facebook en Instagram, bieden de mogelijkheid om te laten zien dat we trots zijn op onze vereniging. Het kan een positieve bijdrage leveren voor het imago van onze vereniging.
Het is belangrijk te weten dat je met berichten op sociale media (onbewust) ook het imago van Climax kunt schaden. Climax vertrouwt erop dat de beheerders van de sociale media accounts van Climax, maar ook leden van de vereniging, verantwoord om gaan met sociale media. Climax heeft onderstaande gedragscode opgezet om hier richtlijnen voor te bieden.
Als vereniging zien we de meerwaarde in van sociale media en vinden we het belangrijk deel te nemen aan online conversaties, maar Climax wijst zijn leden en beheerders van de sociale media accounts wel op hun verantwoordelijkheid.
Gedragscode sociale media voor de vereniging
1. De sociale media accounts van Climax mogen worden ingezet om kennis en informatie te delen met onze leden en andere geïnteresseerden.
2. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke en/of schadelijke informatie te publiceren.
3. Het is niet toegestaan seksistische of racistische uitingen te publiceren.
4. Bij twijfel of de informatie juist is, moet dit eerst ter controle aan het Bestuur of de commissie PR & Sponsoring worden voorgelegd.
5. Het belangrijk om ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde berichten voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, zelfs nadat een bericht is verwijderd.
6. In geval een online discussie dreigt te ontsporen, dien je contact op te nemen met het bestuur van Climax.
7. De gebruikers van de sociale media zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij of zij publiceert op het internet.
8. Indien er foutieve berichten worden geplaatst, geef fouten toe en bied excuses aan wanneer nodig.
9. Spreek respectvol over andere mensen.
10. Respecteer copyright. Gebruik geen logo's, beeldmateriaal of muziek zonder toestemming.
11. Controleer reacties van de volgers en zorg ervoor dat ze net zo correct en respectvol zijn als je eigen bijdrage.
12. Plaats geen dingen waardoor je zelf of onze vereniging in de verlegenheid kan worden gebracht.